接上篇。
3. 整理（Organize）
本节我们来看如何利用 Papers 来对我们收集到的学术资料进行有效整理，事实上这是给我们的「个人图书馆」建立档案系统的过程，有了完善的档案系统，日后查找起来才会非常便利。
如图所示，所有的收集到 Papers 当中的论文都会呈现在主工作区当中。Papers 总共提供了 List、Column、Grid、Cover Flow 四种呈现方式，和 Mac 的 Finder 类似。
顶部中央的六个按钮中，出第一个「搜索按钮」外，第二到第五个分别是四种不同的分类查看方式，分别是资料库（Library）、标签（Labels）、作者（Authors）、来源（Sources），利用它们，你可以用你喜欢的文档属性来快速定位所需文档。第六个按钮是阅读（Read） 按钮，点击将显示你目前打开的文档，如果你打开了不止一篇文档，将以标签形式呈现，这点和目前大部分网页浏览器类似。
主工作区下方是预览区，如果你单击鼠标选中了某一篇文档，在这里将显示该文档大概的样子。点击左下方的眼睛按钮可以打开或关闭预览区。
无论你选中还是打开某篇特定的文档，右侧边栏始终会显示该文档的相关信息，或者我们用更加精确的名称「元数据（Metadata）」。所谓元数据，即 Data about data，也就是用来描述信息的信息，在此，你可以简单理解为一篇文档的属性资料。设置元数据的主要目的就是为了更好的编排电子目录，因此准确和丰富的元数据将是建立一个完善的归档系统的重要前提。鉴于元数据的重要性，我们把它当作是文档整理的起点。
在右侧边栏，有四个标签页，分别是总览（Overview）、信息（Info）、笔记（Notes）、动态（Activity）：每个标签页的主要功能如下：
总览（Overview）: 显示该文档的类型（Type）、标题（Title）、作者（Authors）、来源（Sources），可以给文档添加修改概要（My Summary）、关键字（Keyword），同时还可以把选中的文档放入某个收藏集（Collection），也可以给文章按1~5颗星的标准评分，添加颜色（Color） 和旗标（Flag）；
信息（Info）: 这里可以修改文档大部分属性，如标题（Title）、副标题（Subtitle）、作者（Authors）、类型（Type）、出版日期（Published） 等；
笔记（Notes）: 如果你对一篇文章进行了标注，添加了笔记，将在这里有一个索引（关于如何做笔记，我们将在第4节做介绍）；
动态（Activity）: 这里将显示该文档的相关文献，以及社交网络分享情况。
在这里，有必要强调一下「动态（Activity）」这个标签页。我们知道在学术圈，一篇文章被引用的次数，是该文影响力的重要参考指标；而且一般来说，被一篇优秀的论文所引用的论文当中，也会有该领域非常优秀的论文。在 Papers 里，引用这篇文章的文献和被这篇文章引用的文献，都会呈现在这个标签页当中。你可以点击任何一篇文档，会直接跳转到该文所在页面，可以利用第 2 节介绍的方法直接把该文导入 Papers 中。对于「绪言」中所说的第一个问题「如何获取该领域的优秀论文」，我们至少有了一个更加有效的解决方法。
关于元数据，再强调一点，我希望所有的读者都能养成一个良好的习惯：每次添加完新的文档之后，马上去完善该文档的元数据。Papers 可以自动识别某些论文的元数据，但很多情况下需要我们自己去填写或修改。对于所有类型的文档，至少标题、作者、关键字1是必要的，对于学术论文最好再加上期刊名、卷数、页码、发表日期等，这些对于以后编写引文非常有用。
事实上，在你填写文档元数据的同时，Papers 已经在帮你进行分类整理工作。不信的话，你点击一下顶部中央第二个按钮（Labels），看左侧边栏，你会发现你已经可以利用不同的标签属性来查阅文章，比如你可以只看你打分五颗星的文章，也可以看关键字为 Philosophy 的文章等等。Papers 还提供了用旗标（Flag）和颜色（Color） 来标记文章的方式，可以按照你的喜好加以利用。提醒一点，不要迷失在标记的海洋，对我来说，仅仅关键字和评分已经够用了。点击顶部中央的第三个和第四个按钮（Authors & Sources），你可以按照类似的方式，通过文档的作者和来源查阅所需文章。
现在让我们回到主标签页 Library（顶部中央第一个按钮）。我们看到左侧边栏自上而下是分为四块：
- 所有文献（All Papers）：点击这里，主工作区将显示 Papers 中所有未「归档（Archive）」的文档。
- 最近（Recent）：这里你可以查阅最近导入的文档（Last Import） 和最近阅读的文档（Last Read）。
- 我的收藏集（My Collections）：这里可以新建和设置文献收藏集，这点后文会做具体介绍。
- 归档（Archive） 和删除（Delete）：这个不用过多介绍了吧，感谢Gmail让大家知道了什么是归档。2
这里需要重点介绍的是「我的收藏集（My Collections）」。收藏集分为两种：智能收藏集（Smart Collection） 和手动收藏集（Manual Collection）：
- 手动收藏集（Manual Collection） 和文件夹类似，可以根据需要手动把一些文章放入该收藏集，比如我建了一个名为 Working On 的手动收藏集，把正在阅读和当前研究所需的文献都放在了里面。除非自己手动修改，否则里面的文献数量和种类不会发生任何变化。
- 智能收藏集（Smart Collection） 与手动收藏集刚好相反，并不需要你手动添加任何资料。你只需要设定一个特定的规则，无论是已有的文献还是新添加的文献，只要符合这个规则就会被自动添加到该收藏集中。比如我这里设置了一个名为 in Chinese 的智能收藏集，规则是：关键字中包含 CN 或者语言为 Chinese。这样的话只要一个文档的关键字中有 CN 或者其语言为 Chinese，就被自动添加到这个收藏集中。
智能收藏集看似简单，实则意义非凡。以往我们在图书馆里去查阅资料，只能按照图书馆制定的目录和查找方式进行检索；而智能收藏集意味着我们可以利用元数据创建专属于自己的规则。对于不同的人来说，不同信息的重要程度不一样，如果我们有了自己的查阅规则，我们可以使规则更加侧重自己认为重要的那部分资料。在一个信息过量的时代，提高信息筛选的效率无异于延长生命。
利用以上方法，我们可以迅速定位收集到 Papers 当中的文献，当然我们收集文献的目的是为了阅读3，Papers 如何帮助我们高效阅读呢？请看4节「阅读（Read）」。
4. 阅读（Read）
双击某篇文献即可进入阅读模式，这时顶部中央最后一个眼镜状的按钮「阅读（Read）」会被激活（变蓝）。此时，你依然可以点击其他四个按钮去查阅文献，只要你不关闭这篇文章，再次点击「阅读（Read）」按钮，你将回到这篇文章的阅读界面。当然你也可以同时打开几篇文档，这时「阅读（Read）」按钮旁边会显示你打开文章的数量，这几篇文章将会以标签页的形式呈现，与目前大部分网页浏览器类似。点击不同标签页，你可以在打开的几篇文档之间切换。把鼠标移到标签的标题上会出现关闭按钮，点击即可关闭这篇文章。
左下角的五个小按钮分别对应了 Papers 的五种不同的标注功能，分别是：
- 添加笔记（Create a Note）：点击可以向文章选定位置添加笔记，若无选定位置，将在文章当前页添加笔记；
- 高亮模式（Highlight Mode）：点击之后，该按钮将处在激活状态（变蓝），然后再用鼠标或键盘选中内容时，选中的内容将被高亮显示；
- 下划线模式（Underline Mode）：与高亮模式类似，选中的内容将被添加下划线。
- 删除线模式（Strikethrough Mode）：与高亮模式类似，选中的内容将被添加删除线。
- 随手模式（Freehand Mode）：可以任意在文档上面涂画。
所有以上这些功能，都能在鼠标右键菜单中找到对应，同时还可以通过右键菜单设置标注的颜色等。
这些笔记的索引将集中显示在右侧边栏 Notes 标签页中，查找非常方便，同时你还可以在这里添加全局笔记（General Note）。在你用邮件分享这篇文献时，你可以选择是否包含这些笔记和标注。
除此之外，我们在 Mac 上阅读文献，还可以有效利用 Mac 自身的一些全局功能，比如可以随时用「三指轻触」来查阅不懂的单词。还可以配合诸如 PopClip 之类的应用，在阅读时与其他软件和服务协同使用。事实上，当你体会到电子阅读（包括用iOS设备）的便利之后，你再也不会羡慕某些教授动辄三四层楼高的书架了。4
未完待续…
本文作者郝海龙，并由作者授权刊登。原文标题《用 Mac 搞学术之 Papers》
